A legislação exige que esses arquivos digitais sejam
guardados por no mínimo cinco anos para eventuais conferências pelo Fisco
A emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) já está sendo
largamente utilizada no Brasil desde 2009. Mas passados três anos dessa
realidade muitas empresas ainda não atentaram para a importância destes
arquivos. Acostumados com a antiga nota fiscal em papel, muitos ainda acreditam
que basta guardar o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).
Isso é verdade para as pessoas físicas e empresas que não
estão obrigadas a emitir NF-e, mas para todos os demais, pela nova legislação
fiscal, o DANFe – como o próprio nome diz – é um “documento auxiliar” que
possibilita visualizar o conteúdo da Nota Fiscal Eletrônica. Para as empresas
obrigadas a emitir NF-e o “documento com validade fiscal” é o respectivo
arquivo XML e a legislação exige que esses arquivos digitais sejam guardados
por no mínimo cinco anos para eventuais conferências pelo Fisco.
Percebemos que muitas empresas ainda não dão a devida
importância em guardar a NF-e e as poucas que se preocupam com isso, acabam
guardando somente as NF-es emitidas pela própria empresa se esquecendo que a
legislação obriga também o armazenamento – pelos mesmos cinco anos – das NF-es
recebidas de seus fornecedores. É por esse motivo que começou essa “enxurrada”
de e-mails em seu correio eletrônico. O que fazer com isso?
Inicialmente não culpe seu fornecedor por ficar enchendo sua
caixa de e-mails, pois a legislação exige que o emitente da NF-e entregue ou
disponibilize o arquivo XML para o seu destinatário e o método mais utilizado
pelo mercado para resolver esse problema é enviar esses arquivos por e-mail.
Aliás, quando você for comprar algum equipamento ou eletrodoméstico e o
vendedor pedir o seu e-mail, não fique nervoso, ele só está tentando atender à
legislação fiscal.
Porém, tudo está se modernizando e a nota fiscal também
entrou nesse ritmo. Por isso, precisamos mudar nosso hábito de guardar papel e
nos acostumarmos a armazenar arquivo digital. Essas NF-es que estão em sua
caixa postal, provavelmente, são de seus fornecedores e precisam ser mantidas
por cinco anos. isso mesmo, cinco anos no mínimo. Então guarde. Mas então surge
a pergunta: como?
Você pode simplesmente arquivar em sua caixa de e-mails. No
entato, esse procedimento é frágil, pois qualquer problema no seu correio
eletrônico provocará a perda desses importantes arquivos. Além disso, para uma
eventual consulta ou fiscalização não vai ser fácil localizar as NF-es.
O ideal é você abrir o e-mail, identificar se essa NF-e é
realmente sua, entrar no portal da Secretaria da Fazenda
(http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal), digitar a “chave de acesso da NF-e”,
verificar se ela está válida e, depois, salvar esse arquivo em alguma pasta do
seu computador e, de preferência, periodicamente, salvar uma cópia externa (pen
drive, cd ou DVD) de forma organizada e separado por data. Tudo isso?
Infelizmente sim, esse é o procedimento correto.
A boa notícia é que já existem softwares disponíveis no
mercado que administram e armazenam as notas fiscais eletrônicas emitidas e
recebidas. Alguns fazem todo o procedimento de forma automática: importam o
arquivo XML, validam na Secretaria da Fazenda, armazenam e oferecem filtros e
relatórios para facilitar a organização e consulta às NF-es. Outros, mais
sofisticados, chegam a ler os seus e-mails para capturar, automaticamente, suas
notas fiscais, poupando até o seu trabalho de abrir as mensagens com anexos em
XML. Outra boa notícia é que esses softwares costumam ter preços acessíveis.
Pense pelo lado positivo e na sustentabilidade, arquivos
digitais não ocupam lugar em sua gaveta, economizam papel e reduzem os custos
com impressão. E fica o recado: guardem as NF-es emitidas e recebidas para
evitar problemas com o Fisco.
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