Em
meio a todas as exigências tributárias e burocráticas de todas as esferas de
governo, ainda falta aos empresários atenção a um cuidado fundamental: a
armazenagem dos documentos. E esta preocupação é ainda maior para as pequenas
empresas, que utilizam os escritórios de contabilidade como uma espécie de
extensão do Departamento Administrativo para gerar informações contábeis,
fiscais, admissões, rescisões, entre outros.
O
contador Ronaldo Dias, da Brasil Price, atenta para os cuidados básicos com a
documentação mais tradicional, que inclui calhamaços e mais calhamaços de
papéis. “A documentação não pode ficar guardada em local úmido, sujeito a ratos
e baratas ou sem ventilação. Uma fiscalização pode demorar pra iniciar, porém,
quando começa, abrange pelo menos os últimos cinco anos. Por isso a
documentação fiscal e contábil precisa ser arquivada por um prazo mínimo de
cinco anos. Mas consideramos seis, porque o prazo termina a partir do 1º dia do
ano seguinte”, aconselha Ronaldo.
Era
digital
Com o advento do eSocial, a praticidade digital pode não ser tão funcional
quando o assunto é o armazenamento das documentações. O arquivo digital é mais
complexo e com alto risco de perda. Cada holerite, por exemplo, é um arquivo e
ainda é preciso gerar um protocolo digital deste mesmo arquivo.
“Uma empresa com 50 empregados deverá gerir um arquivo de 1.400 arquivos
eletrônicos somente relativos a salário e 13º, por exemplo. Fora os demais para
férias, rescisões, avisos prévios, atestados médicos, advertências, suspensões,
afastamentos, acidentes de trabalho e muitos outros”, exemplifica Ronaldo.
A principal recomendação é que o empresário guarde os arquivos digitais em
locais externos à empresa para evitar perdas por problemas no computador,
incêndios ou alagamentos.
Troca
de contadores
Diante deste novo cenário, é preciso que haja uma mudança na cultura tributária
de alguns empresários. A responsabilidade pela guarda dos documentos é da
empresa, e não do contador. Há casos, inclusive, de multas à empresa porque ela
não entregou as documentações exigidas pela fiscalização. E a razão era muito
simples: a troca de contadores.
“Quando não há documentação disponível, o fiscal acaba tendo que ‘arbitrar’ o
imposto. O que significa isso? Se a empresa for do Simples, ele desconsidera
este regime, joga 17% sobre a receita declarada e cobra mais juros e multas,
por exemplo. Isso pode quebrar uma empresa”, alerta Ronaldo.
Se a empresa está com um novo escritório contábil, ela precisa solicitar ao
antigo contador todos os documentos. A devolução pode ser mensal ou anual,
normalmente após a emissão da Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica
– DIPJ, no mês de junho. Nesta mesma época também são gerados os livros
contábeis como o Diário e o Livro Razão.
Garantia
Outra dica importante é o registro de um documento de protocolo sempre que
algum documento for enviado para o contador. É uma garantia de localização dos
papéis quando for solicitado pela fiscalização.
Vão-se
as empresas, ficam os documentos
Há documentos que precisam ser guardados até mesmo quando a empresa fecha. O
principal deles é o registro de empregados. Ronaldo mais uma vez atenta para
esse detalhe porque “mesmo sem movimento, toda a documentação da empresa será
requerida para que, após a fiscalização, possa ser concedida a baixa. E os
problemas podem surgir neste ponto. A empresa já fechou, não tem mais dinheiro
e ainda pode levar uma multa. No fim quem acaba se complicando é o empresário”.
Guarde tudo
Além das fiscalizações que exigem documentos dos últimos cinco anos, há ainda a
Previdência Social, que solicita os registros de 10 anos e o Fundo de Garantia
por Tempo de Serviço (FGTS) que estende esse prazo para 30 anos.
É sempre importante ter em mãos o Livro de Registro de Empregados e o Livro de
Inspeção, os primeiros a serem pedidos pelo Ministério do Trabalho.
Fonte: Portal contabil SC
