Cuidados necessários com o armazenamento dos documentos fiscais eletrônicos recebidos

Atualmente muito se fala sobre a importância da gestão de documentos fiscais eletrônicos. Notícias, dicas e melhores práticas são geradas e disponibilizados a todos para consulta, mas mesmo com tanta informação disponível, muitas empresas não se atentam às regras do processo de recebimento e armazenamento de documentos eletrônicos, seja por falta de entendimento, resistência às mudanças ou até mesmo por preferir deixar para depois. Seja qual for o motivo, fica um alerta: receber, validar e armazenar os documentos fiscais eletrônicos recebidos é obrigatório.
A legislação diz que o emitente e o destinatário deverão manter a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado. Também é responsabilidade do destinatário verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.
Para melhorar os processos dentro da empresa e permitir que as informações estejam sempre disponíveis, é aconselhável o armazenamento dos documentos fiscais eletrônicos de forma organizada. A organização é fundamental para a real gestão dos documentos. Existem softwares que possuem exclusivamente esta finalidade e, muitas vezes, também contemplam a recepção e validação de forma automática.
O documento com validade jurídica a ser armazenado por cinco anos é o arquivo XML e não o Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Caso a empresa não possua o documento de forma acessível em uma auditoria do Fisco, as consequências podem ir além da aplicação de uma multa. A penalidade pode variar de um caso para outro, dependendo do entendimento do fiscal. A autuação pode ser feita por diferentes órgãos como a Receita Federal ou Secretaria da Fazenda Estadual e como cada Estado possui legislações diferentes, autuações em Estados diferentes sofrerão penalidades diferentes. Vale lembrar que, além da aplicação de multa, se o fiscal julgar que há um Crime Contra a Ordem Tributária as consequências podem ser ainda piores, chegando à pena de dois a cinco anos de reclusão.
Para o armazenamento seguro dos documentos fiscais eletrônicos as empresas precisam realizar as mudanças necessárias, investir em ferramentas adequadas e manter os procedimentos. Primeiramente, é fundamental adotar um banco de dados comercial. Não utilize pastas, diretórios, pen drives, CDs ou algo nesse sentido. Também não é seguro deixar arquivos armazenados em uma conta de e-mail. Com um banco de dados é possível programar a execução de backups automáticos, garantindo a replicação das informações e possibilitando a recuperação em caso de sinistros.
O gestor deve sempre pensar em segurança e organização. Uma boa dica é implantar um software que garanta a segurança dos dados e facilidade no acesso as informações. Não há como utilizar um banco de dados seguro se não possuir um sistema que converse com ele. Além disso, o software também auxiliará na recepção e validação dos documentos recebidos.
Outra recomendação é organizar os arquivos antigos, se no início a empresa não recebia os arquivos eletrônicos, ainda é possível obtê-los a partir das cópias dos documentos auxiliares –  DANFE, DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico), DANFSE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica).
Levante todos os documentos auxiliares recebidos desde 2008 e confira se os arquivos XML foram recebidos. Caso falte algum, solicite aos fornecedores o reenvio dos mesmos.
Seguindo essas recomendações, as empresas estarão caminhando para a verdadeira gestão de documentos fiscais eletrônicos, além de manter os dados mais seguros, disponíveis e organizados, a gestão facilita as demais atividades do Sistema de Gestão Empresarial (ERP).
Fonte:Maicon Klug, diretor da G2KA

Secretaria da Fazenda alerta contribuintes para envio de notificação falsa sobre Emissor de Cupom Fiscal

A Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo alerta os contribuintes que não envia qualquer tipo de notificação direta sobre Equipamento Emissor de Cupom Fiscal – ECF.

Alguns contribuintes têm recebido notificações, em nome da Diretoria Executiva Administração Tributária (DEAT), contendo alerta sobre suposta irregularidade com o Equipamento ECF. Essa comunicação deve ser desconsiderada, pois se trata de uma notificação falsa.

Em caso de dúvida, o contribuinte deve procurar o Posto Fiscal mais próximo. A lista com todos os endereços dos Postos Fiscais da Secretaria da Fazenda no Estado de São Paulo está disponível em http://www.fazenda.sp.gov.br/institucional/endereco.shtm.
Fonte: SEFAZ-SP Notícias

SPED – NF-e–Guarda do Arquivo XML

A legislação exige que esses arquivos digitais sejam guardados por no mínimo cinco anos para eventuais conferências pelo Fisco

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) já está sendo largamente utilizada no Brasil desde 2009. Mas passados três anos dessa realidade muitas empresas ainda não atentaram para a importância destes arquivos. Acostumados com a antiga nota fiscal em papel, muitos ainda acreditam que basta guardar o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

Isso é verdade para as pessoas físicas e empresas que não estão obrigadas a emitir NF-e, mas para todos os demais, pela nova legislação fiscal, o DANFe – como o próprio nome diz – é um “documento auxiliar” que possibilita visualizar o conteúdo da Nota Fiscal Eletrônica. Para as empresas obrigadas a emitir NF-e o “documento com validade fiscal” é o respectivo arquivo XML e a legislação exige que esses arquivos digitais sejam guardados por no mínimo cinco anos para eventuais conferências pelo Fisco.

Percebemos que muitas empresas ainda não dão a devida importância em guardar a NF-e e as poucas que se preocupam com isso, acabam guardando somente as NF-es emitidas pela própria empresa se esquecendo que a legislação obriga também o armazenamento – pelos mesmos cinco anos – das NF-es recebidas de seus fornecedores. É por esse motivo que começou essa “enxurrada” de e-mails em seu correio eletrônico. O que fazer com isso?

Inicialmente não culpe seu fornecedor por ficar enchendo sua caixa de e-mails, pois a legislação exige que o emitente da NF-e entregue ou disponibilize o arquivo XML para o seu destinatário e o método mais utilizado pelo mercado para resolver esse problema é enviar esses arquivos por e-mail. Aliás, quando você for comprar algum equipamento ou eletrodoméstico e o vendedor pedir o seu e-mail, não fique nervoso, ele só está tentando atender à legislação fiscal.

Porém, tudo está se modernizando e a nota fiscal também entrou nesse ritmo. Por isso, precisamos mudar nosso hábito de guardar papel e nos acostumarmos a armazenar arquivo digital. Essas NF-es que estão em sua caixa postal, provavelmente, são de seus fornecedores e precisam ser mantidas por cinco anos. isso mesmo, cinco anos no mínimo. Então guarde. Mas então surge a pergunta: como?

Você pode simplesmente arquivar em sua caixa de e-mails. No entato, esse procedimento é frágil, pois qualquer problema no seu correio eletrônico provocará a perda desses importantes arquivos. Além disso, para uma eventual consulta ou fiscalização não vai ser fácil localizar as NF-es.

O ideal é você abrir o e-mail, identificar se essa NF-e é realmente sua, entrar no portal da Secretaria da Fazenda (http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal), digitar a “chave de acesso da NF-e”, verificar se ela está válida e, depois, salvar esse arquivo em alguma pasta do seu computador e, de preferência, periodicamente, salvar uma cópia externa (pen drive, cd ou DVD) de forma organizada e separado por data. Tudo isso? Infelizmente sim, esse é o procedimento correto.

A boa notícia é que já existem softwares disponíveis no mercado que administram e armazenam as notas fiscais eletrônicas emitidas e recebidas. Alguns fazem todo o procedimento de forma automática: importam o arquivo XML, validam na Secretaria da Fazenda, armazenam e oferecem filtros e relatórios para facilitar a organização e consulta às NF-es. Outros, mais sofisticados, chegam a ler os seus e-mails para capturar, automaticamente, suas notas fiscais, poupando até o seu trabalho de abrir as mensagens com anexos em XML. Outra boa notícia é que esses softwares costumam ter preços acessíveis.

Pense pelo lado positivo e na sustentabilidade, arquivos digitais não ocupam lugar em sua gaveta, economizam papel e reduzem os custos com impressão. E fica o recado: guardem as NF-es emitidas e recebidas para evitar problemas com o Fisco.

Fonte:http://www.administradores.com.br/informe-se/economia-e-financas

SPED: EFD-Social: Comunicado ofical: Implementação prevista para o início de 2014

A EFD-Social consiste na escrituração digital da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas a todo e qualquer vínculo trabalhista contratado no Brasil. É um módulo no âmbito do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e se constitui em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes.

A EFD-Social é um projeto que atenderá as necessidades da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), da Caixa Econômica Federal (CEF) e do Conselho Curador do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), bem como a Justiça do Trabalho, em especial no módulo relativo ao tratamento das Ações Reclamatórias Trabalhistas.

As informações que farão parte da EFD-Social são:

• Eventos trabalhistas – informações resultantes da relação jurídica entre o empregado e o empregador, tais como admissões, afastamentos temporários, comunicações de aviso prévio, comunicações de acidente de trabalho, etc.
• Folha de Pagamento;
• Ações judiciais trabalhistas;
• Retenções de contribuição previdenciária;
• Algumas contribuições previdenciárias substituídas como as incidentes sobre a comercialização da produção rural, espetáculos desportivos, cooperativas de trabalho, prestação de serviços com cessão de mão de obra, patrocínios a associações desportivas que mantenham equipes de futebol profissional, etc.

As informações de eventos trabalhistas serão transmitidas tempestivamente, ou seja, à medida que ocorrerem, em arquivos individuais para cada evento e alimentarão uma base de dados denominada Registro de Eventos Trabalhistas, que representará o histórico laboral do trabalhador.

A Folha de Pagamento será transmitida mensalmente e deverá estar consistente com o Registro de Eventos Trabalhistas.

A instituição da EFD-Social como porta de entrada e controle das informações decorrentes dos vínculos empregatícios tem como objetivos, entre outros:

• Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, com o estabelecimento de transmissão única para informações atualmente exigidas por meio de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores.
• Reduzir o custo de produção, controle e disponibilização das informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
• Compartilhamento de um único banco de dados entre os órgãos intervenientes, com informações integradas e atualizadas sobre o universo relativo aos vínculos do trabalho, respeitadas as prerrogativas e restrições legalmente impostas.
• Melhorar a distribuição da carga tributária sobre os contribuintes pelo vigoroso combate à sonegação, tornando mais célere a identificação de ilícitos trabalhistas, previdenciários e tributários, com a melhoria do controle dos processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica.
• Reduzir as fraudes na concessão de benefícios previdenciários e no seguro desemprego pela implementação de métodos seguros de transmissão e cruzamento de informações.
• Ampliar a base de arrecadação dos tributos incidentes sobre a remuneração, sem aumentar a carga tributária. Reduzir a informalidade na relação de emprego.

O projeto da EFD-Social está em fase de especificação e a divulgação do leiaute de armazenamento das informações disponível no segundo semestre de 2013 e sua implementação prevista para o início de 2014.

Fonte: Receita Federal do Brasil

SEFAZ DESENVOLVE FERRAMENTA CONTRA SONEGAÇÃO.

A partir de agora, a Secretaria da Fazenda conta com mais uma ferramenta de combate à sonegação fiscal, a Auditoria Tributária Digital. O sistema também tem por objetivo a melhoria da qualidade dos arquivos da Escrituração Fiscal Digital (EFD) entregues mensalmente pelos contribuintes à Secretaria. A apresentação da nova ferramenta foi feita em 18/07 pelo auditor fiscal, Edgar Madruga, durante a reunião mensal dos delegados com o superintendente da Receita, Glaucus Moreira, no complexo fazendário. O projeto é da Gerência de Arrecadação e Fiscalização com o apoio técnico de servidores da Gerência Especial de Auditoria.

A Auditoria tributária digital permite o cruzamento de dados da EFD e possibilita detectar a existência de informações erradas nos arquivos, mas que não configuram sonegação; identifica a sonegação fiscal ou indícios de irregularidades. "O foco é a geração de índices para seleção de empresas e identificação de comportamentos anômalos", destaca Edgar Madruga. O auditor explica que ao tratar a qualidade da informação consegue-se melhorar o direcionamento da fiscalização para empresas com reais índices de sonegação.

Neste primeiro momento, a nova ferramenta será utilizada para verificar o inventário e a rotação de estoque de mercadorias. Todas as delegacias regionais de fiscalização e algumas gerências da secretaria vão utilizar a Auditoria tributária digital, sob a coordenação da Gerência de Arrecadação e Fiscalização. Trata-se se uma ferramenta gerencial. Os servidores que vão utilizá-la já passaram por treinamento. Ela se soma às demais ferramentas já utilizadas pela Sefaz para combater a sonegação fiscal.

Ainda durante a reunião mensal de delegados, a Gerência de Informações Econômico-Fiscais falou sobre a implantação da malha fina estadual e do domicílio tributário eletrônico (DTE). O DTE já foi incluído no Código Tributário Estadual, mas só vai vigorar após regulamentação por decreto do governador. O Sistema de Malha Final Estadual fará o cruzamento de dados gerados pela emissão da nota fiscal eletrônica (NF-e) e as informações da Escrituração Fiscal Digital (EFD). O sistema está em teste e a previsão é que entre em funcionamento no próximo mês. 
Fonte: SEFAZ

Fazenda apreende R$ 1,74 milhão em produtos irregulares em Campos do Jordão

A Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo realizou neste sábado, 14/7, a "Operação Inverno" na cidade de Campos do Jordão. A ação, coordenada pela Delegacia Regional Tributária do Vale do Paraíba (DRT-3), resultou na fiscalização de 72 estabelecimentos comerciais e apreensão de produtos com documentação irregular no valor total de R$ 1,74 milhão.

Foram mobilizados 50 servidores da Fazenda, sendo 36 agentes fiscais de rendas, 6 coordenadores de equipes, 2 inspetores de fiscalização, 6 funcionários de apoio na operação que teve como foco os estabelecimentos localizados na Vila Capivari (Center Suíço, Nestlé Market Plaza, Shopping Cadij, Boulevard Gêneve, Aspen Mall, dentre outros).

O objetivo da “Operação Inverno” foi aferir a regularidade da situação cadastral dos contribuintes e suas operações, da situação dos Emissores de Cupom Fiscal - ECFs (integração com o Cartão de Crédito), bem como identificar possíveis irregularidades na venda de mercadorias, inclusive em trânsito. 

A equipe da DRT-3  lavrou  três Autos de Apreensão de Bens referentes a 18 veículos novos em situação irregular, no valor de R$ 1.723.230,00. Uma loja de calçados foi fechada por falta de inscrição estadual além de ter R$ 22.000,00 em mercadorias sem documentação fiscal apreendidas. Foram ainda lavrados um Auto de Apreensão de Livros e Documentos e diversas notificações para apresentação de documentos fiscais.

Os produtos apreendidos e os Autos de Infração lavrados poderão ser objeto de defesa pelo contribuinte nas condições estabelecidas do Regulamento do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços - RICMS (aprovado pelo Decreto 45.490/00).

Fonte: Notícias Sefaz SP

Atenção para envio do arquivo SPED esse mês.

Conforme informações do Serpro ocorrerá parada elétrica no seu Centro de Dados. Este centro recepciona as escriturações fiscais digitais (EFD). Portanto nos dias 14 e 15 de julho de 2012 não haverá recepção de EFD. Sobre prazos consulte a Secretaria de Fazenda de seu estado. www1.receita.fazenda.gov.br/sistemas/sped-fiscal/contatos-na-sefaz.htm