SPED SOCIAL: Saiba como o Sped Social vai afetar as pequenas empresas

Com implantação prevista para o ano que vem, a Escrituração Fiscal da Folha de Pagamento e das Obrigações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais - mais conhecida como Sped Social - vai afetar a rotina das empresas. O sistema reunirá em um só arquivo informações hoje prestadas em separado a diversos órgãos, como Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), Receita e INSS
 Com implantação prevista para o ano que vem, a Escrituração Fiscal da Folha de Pagamento e das Obrigações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais - mais conhecida como Sped Social - vai afetar a rotina das empresas. O sistema reunirá em um só arquivo informações hoje prestadas em separado a diversos órgãos, como Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), Receita e Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).

Amauri Liba, professor do curso de Ciência Contábeis da Fecap (SP), explica que o Sped Social vai ser exigido, em um primeiro momento, somente para as empresas que fazem parte dos setores que obtiveram desoneração da folha de pagamentos em 2012 - e aí não importa se elas são de micro ou grande porte. Entre esses setores está o têxtil, de tecnologia da informação e de móveis, por exemplo. "Em longo prazo, o sistema digital de prestação de contas do governo será estendido para todas as empresas e segmentos", afirma o professor.

O objetivo é eliminar, em uma primeira fase, o papel usado na impressão de folha de pagamento. Depois, o livro de registros deverá ser banido. As ações facilitam o trabalho do Fisco, já que os créditos previdenciários e trabalhistas serão reunidos em base única. "As empresas, especialmente as de contabilidade, terão custos para adequar sua estrutura administrativa, pois o programa do escritório terá de ser compatível com o do governo", alerta Amauri.

As informações que farão parte do Sped Social são as seguintes: eventos trabalhistas - tais como admissões, afastamentos, comunicação de aviso prévio etc -, folha de pagamento e retenções de contribuições previdenciárias.

Benefícios para as empresas

O professor da Fecap acredita que o fato de a sonegação de impostos no Brasil ser muito alta acaba impactando todas as empresas. "Uma das razões de os impostos serem altos é o fato de haver muita sonegação também. Por ser um sistema digital, que não permite um acompanhamento humano, as chances de fraude serão quase extintas", diz.

Para Amauri, em longo prazo, é esperado uma diminuição na sonegação de impostos, o que favorece uma concorrência mais leal entre as empresas. "Com a melhoria da arrecadação, há a possibilidade de desoneração maior na folha de pagamento das empresas", avalia. Segundo dados da Receita, o Sped Social visa também reduzir a informalidade na relação de emprego.

É importante que mesmo os empreendedores que terceirizem a área de contabilidade - realidade na maior parte das micro e pequenas empresas - tenham conhecimento sobre o Sped Social. "O empresário precisa saber do que se trata até para poder cobrar de maneira mais efetiva o seu escritório de contabilidade. A multa para quem não se adequar ao sistema está prevista em R$ 5 mil por mês a partir da dada de implantação", explica Amauri.

Fonte: Portal Terra

Saiba o que pode compensar mais: banco de horas ou pagamento de horas extras

Para saber qual procedimento compensa mais para empregador e empregado, confira abaixo as questões respondidas pelos advogados trabalhistas Simone Belfort, e Leandro Antunes, e pela juíza do Trabalho do Rio de Janeiro Vólia Bomfim Cassar.

O empregado contratado pelo regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que regulamenta o trabalho com carteira assinada no país, tem direito ao pagamento de hora extra com acréscimo de, no mínimo, 50%, de segunda a sexta-feira, e 100% aos domingos e feriados. No entanto, há empresas que optam pelo chamado banco de horas, em que as horas extras não são pagas em dinheiro, mas em descanso. 

As horas extras são devidas toda vez que o empregado trabalha além da sua jornada normal de trabalho, quando trabalha no horário destinado ao intervalo, ou quando não é concedido horário de intervalo devido para descanso, seja durante o próprio dia de trabalho ou entre um dia de trabalho e outro.  

Para saber qual procedimento compensa mais para empregador e empregado, confira abaixo as questões respondidas a pedido do G1 pelos advogados trabalhistas Simone Belfort, professora da Academia Brasileira de Educação, Cultura e Empregabilidade (Abece), e Leandro Antunes, professor da Faculdade da Academia Brasileira de Educação e Cultura (Fabec), e pela juíza do Trabalho do Rio de Janeiro Vólia Bomfim Cassar, autora do livro “Direito do Trabalho” (Editora Impetus). 

Como funciona o pagamento de banco de horas? 

De acordo com os advogados trabalhistas Simone Belfort e Leandro Antunes, o banco de horas é uma forma de compensar as horas trabalhadas a mais, ou seja, o empregado, em vez de receber pelas horas extras realizadas, terá direito a folgar. Dessa forma, nesse sistema não se recebe nada além do salário.

Em que casos compensa mais usar o banco de horas e em que casos as horas extras? 

De acordo com Leandro Antunes, geralmente o regime de banco de horas acaba compensando mais ao empregador, já o pagamento das horas extras agrada mais ao empregado. É que no regime de compensação de banco de horas, se o empregado fizer 20 horas extras, terá o direito de descansar 20 horas, enquanto que no regime de pagamento, caso o empregado trabalhe as mesmas 20 horas a mais, o empregador terá que pagá-las com um acréscimo de no mínimo 50%.        

Para a juíza Vólia Bomfim Cassar, o banco de horas aleatório pode ser prejudicial ao trabalhador quando ele é obrigado a fazer horas extras sempre que houver necessidade e sem saber com antecedência quando suas folgas serão concedidas para poder programar sua vida, ficando à mercê da demanda da empresa e do patrão. “Isso traz estresse, cansaço e segrega laços de amizade e familiares. Logo, o banco de horas só é benéfico para o trabalhador quando ele pode programar suas folgas ou sabe com antecedência quando terá de trabalhar horas a mais”, diz.

Em quais categorias é mais comum haver banco de horas? 

De acordo com Simone Belfort, para as empresas é melhor trabalhar com banco de horas porque não onera a folha de pagamento. Dessa forma, a maioria delas está trabalhando com esse sistema. “Não se trata de uma categoria específica. Muitas empresas passaram a adotar esse sistema, em especial as grandes, bem orientadas e honestas”, diz.

De acordo com a juíza Volia, as categorias que mais usam o sistema são as dos bancários, comerciários e empregados de multinacionais. Leandro Antunes salienta a necessidade de haver previsão em acordo ou convenção coletiva para adoção do sistema. 

O empregador pode impor o sistema que achar melhor ou o funcionário tem direito a escolher qual ele prefere? 

De acordo com a juíza Vólia, a compensação de horas extras não é imposta pelo patrão e sim ajustada entre empregado e empregador através de acordo escrito ou mediante autorização prevista na convenção coletiva (negociação feita entre o sindicato dos empregados e o sindicato dos empregadores) ou acordo coletivo (feito entre o sindicato dos empregados e a empresa).

Para Leandro, a realização de horas extras em geral depende de acordo prévio entre as partes (empregado e empregador), salvo nos casos de força maior e serviços inadiáveis, em que o empregador pode exigir a realização de horas extras mesmo sem previsão em acordo. “Mas mesmo através de acordo, o empregador nunca pode fazer com que o empregado renuncie a direitos trabalhistas”, salienta. 

O contrato de trabalho deve trazer estipulado se o regime será por hora extra ou banco de horas? 

O contrato de emprego deve estipular carga horária e o que será feito quando o empregado fizer horas a mais, segundo Simone. Para Vólia, o acordo de compensação pode estar previsto no contrato de trabalho. Se não estiver inserido, as partes podem a qualquer momento chegar a um acordo. “Não haverá necessidade do ajuste individual caso a norma coletiva autorize o banco de horas”, informa. Leandro ressalta que no caso de banco de horas há a necessidade de acordo ou convenção coletiva. 

Por até quanto tempo o funcionário pode acumular as folgas a quem tem direito? 

De acordo com a advogada Simone, todas as horas feitas a mais ou a menos devem estar zeradas em até um ano a contar da assinatura do contrato, levando em conta que o empregado trabalhou regularmente cada dia até 8 horas no limite máximo de 44 semanais.

“O regime de compensação sob o sistema de banco de horas é simular ao de uma conta corrente, daí o motivo da sua nomenclatura. Isso quer dizer que as horas extras entram como crédito de folgas e as folgas e deduções como débito daquele crédito. Para cada hora extra trabalhada, o patrão terá um ano, no máximo, para compensá-la”, diz Vólia.

Então se até o fim de um ano de contrato o funcionário não tira as folgas acumuladas elas deves ser pagas?

Segundo os especialistas, sim, a empresa é obrigada a remunerar as horas extras caso elas não tenham sido compensadas em forma de repouso.

Como o funcionário pode controlar o banco de horas? É recomendável ele anotar seus horários? 

De acordo com Vólia, empresas com mais de 10 empregados são obrigadas a ter as horas extras anotadas ou na forma de cartões de ponto ou controles de horário. Se os dados não forem manipulados nem fraudados pelo empregador, o empregado poderá confiar e não haverá necessidade de anotações paralelas

“Todavia, a experiência tem demonstrado que muitas empresas não procedem dessa forma, impedindo o empregado de marcar, anotar, registrar suas horas extras corretamente. Nesse caso, o empregado deve anotar seus créditos e débitos, apesar de tais anotações não terem qualquer validade jurídica”, diz.

“Se for uma empresa séria fará um relatório mensal para informar as horas colocadas no banco. Existe ainda o cartão de ponto. Mas, de qualquer forma, o empregado deve não só anotar como guardar qualquer coisa que prove que ele fez as horas a mais”, diz Simone.

O funcionário pode optar por emendar as férias com os dias a que tem direito de folgar? 

De acordo com a juíza, tudo depende do que foi ajustado entre patrão e trabalhador. Se a hipótese estava prevista no acordo, pode emendar as férias com as folgas. Em caso de não haver essa previsão, a prática não será permitida.

“Se todos os funcionários resolverem emendar na mesma data a empresa para, por isso, a palavra final é do empregador, mas o empregado pode optar”, diz Simone.

Se o funcionário optar por receber as horas extras em folgas ele não tem direito a receber nada nas verbas rescisórias?

De acordo com Simone, nada é contabilizado na rescisão se as horas extras foram pagas pelo banco de horas. Mas se sobrarem horas extras que não foram tiradas em forma de repouso então devem ser pagas na rescisão acrescidas de 50%.

É possível usar o banco de horas aos finais de semana caso na jornada de trabalho esteja previsto que o trabalhador trabalhe nesses dias? 

De acordo com os especialistas, é possível folgar aos fins de semana caso a possibilidade esteja prevista no acordo entre patrão e empregado. 

O empregador pode optar por remunerar as horas extras e também dar folgas no mesmo mês trabalhado? 

Os especialistas afirmam que pode haver um sistema misto desde que haja acordo entre as partes. Leandro diz que o empregador pode adotar o regime de banco de horas com um limite e, ultrapassado esse patamar estipulado, as horas extras começam a ser pagas.

A opção de compensar as horas extras por meio de pagamento ou banco de horas sempre deve ser acertada por meio de acordo individual, acordo coletivo ou convenção coletiva? 

De acordo com Leandro e Simone, a CLT determina que o banco de horas deve ser acertado por acordo ou convenção coletiva, não individual. Mas pela jurisprudência (súmula 85 do Tribunal Superior do Trabalho), também pode ser por acordo individual.

O funcionário pode escolher o dia em que quer folgar (quando a empresa tem banco de horas) ou é o empregador que determina? 

De acordo com Simone, o empregado pode pedir, mas a palavra final é do empregador, para não atrapalhar o funcionamento da empresa, mas se não houver problema o empregado é quem escolhe o dia. “O empregador não pode dizer não como caráter punitivo, mas apenas para não prejudicar a empresa. Por exemplo, se houver dois funcionários do mesmo setor que querem folgar no mesmo dia, deverá haver entendimento entre empregador e empregado”, diz 

Para a juíza Vólia, tudo deve ser ajustado entre as partes ou previsto na norma coletiva (acordo ou convenção coletiva). 

A maioria das decisões na Justiça do Trabalho tem condenado as empresas a pagar as horas extras apontadas no banco de horas? 

De acordo com Simone, a jurisprudência só pede para pagar se ao final de um ano do contrato ou quando o empregado é demitido ainda haja horas extras a serem recebidas.

Para a juíza, o empregador será condenado a indenizar as horas extras, mesmo que já tenham sido tiradas em forma de descanso, se não forem cumpridos o acordo individual escrito entre empregado e empregador ou a norma coletiva que prevejam a total compensação das horas extras com pagamento ou banco de horas, O acordo de compensação, segundo a juíza, prevê que o empregador não poderá exigir do empregado mais de duas horas extras por dia.


Fonte: PORTAL G1

Operação Quebra-Gelo suspende inscrição estadual de 189 empresas

A Secretaria da Fazenda fechou nesta  quinta-feira, 20/9, o balanço da operação Quebra-Gelo, que envolveu a fiscalização de 234 estabelecimentos em 84 municípios.  A ação deflagrada para identificar contribuintes suspeitos de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) irregulares resultou na suspensão imediata das inscrições estaduais de 189 empresas no Cadastro de Contribuintes do ICMS do Estado de São Paulo (Cadesp), o que corresponde a 81% dos alvos selecionados.  A partir desta medida, estes contribuintes estão impedidos de emitir novas NF-es. 

Foram mobilizados 220 agentes fiscais de rendas e inspetores fiscais de 18 delegacias regionais que, em 19/9, percorreram empresas dos setores do comércio e indústria que  apresentavam movimentações suspeitas que ultrapassam R$ 500 milhões em débitos do ICMS destacados nas notas fiscais eletrônicas emitidas no período de janeiro a agosto de 2012, sem que se registrassem compras compatíveis com o movimento de saídas de produtos. 

Esses estabelecimentos serão submetidos a rigorosa fiscalização e seus sócios e demais pessoas envolvidas poderão responder pelos débitos  de ICMS reclamados em Autos de Infração e  Representação Criminal proposta ao Ministério Público Estadual, se as suspeitas de inidoneidade nas operações forem confirmadas.  

Os alvos da operação Quebra-Gelo foram definidos com base em análises realizadas com suporte de software de “mineração de dados” (Data-Mining), ferramenta eletrônica que identifica indícios de movimentações irregulares dos contribuintes. 

Fonte: Sefaz-SP

Simplificação do PIS-Cofins deve sair até meados do ano que vem.

A proposta de reforma do PIS-Cofins está praticamente pronta e vai contemplar mudanças essenciais: tudo que a empresa comprar vai gerar crédito e as companhias que hoje optam pelo lucro presumido e pagam uma alíquota de 3,65% sobre o faturamento, terão de migrar para a alíquota de 9,25% sobre valor adicionado. O governo vai definir um tempo de transição para essa migração. 

A cargo do secretário-executivo do Ministério da Fazenda, Nelson Barbosa, a proposta de reformulação e simplificação do PIS-Cofins foi incluída recentemente no leque de medidas para reduzir o custo de produção e incentivar o investimento no país. A previsão é de que a medida possa ser implementada em meados do ano que vem.

O PIS e a Cofins são os impostos mais complexos do já intrincado sistema tributário brasileiro, responsáveis por 90% das demandas tanto legislativas quanto judiciais. "Chegou a um ponto em que a simplificação é boa para o setor privado e também para a Receita Federal", afirmou Barbosa.

Na concepção do PIS-Cofins, só os insumos diretamente utilizados na produção geram crédito. Não há, porém, clareza sobre esse conceito. Os insumos eleitos como geradores de crédito acabam sendo objeto de interpretação. As empresas têm que fazer a declaração com todas as compras que forem efetuadas e o que avalia que gerou crédito. Essa declaração é encaminhada à Receita Federal, que vai reavaliar o pedido, num processo de imensa burocracia para as empresas, elevados custos para o Fisco e uma farta lista de disputas na Justiça.

"Na proposta, estamos seguindo a mesma lógica do ICMS e do IPI. Tudo gera crédito e vai na nota fiscal. Se a empresa comprou um lápis e pagou 10 centavos de PIS-Cofins, ela terá o crédito dos 10 centavos automaticamente", explicou o secretário.

Há, porém, alguns complicadores. O primeiro é a limitação fiscal. " Se tudo gera crédito, o governo estará dando mais crédito. No curto prazo a empresa vai pagar menos impostos e a União vai ter perda de caixa. Com a simplificação e o crescimento da economia, mais adiante o governo recupera essa receita", acredita Barbosa.

Esse não é o único problema. Na última reforma desses tributos um conjunto de empresas, responsáveis por 21% da arrecadação do PIS-Cofins, optou pelo regime cumulativo. Elas declaram com base no lucro presumido e pagam, atualmente, uma alíquota de 3,65%. Já 62% optaram pelo regime não cumulativo e pagam uma alíquota de 9,25% sobre o valor adicionado.

Os setores restantes não terão alteração. São eles: o sistema financeiro, que paga alíquota de 4,65% e responde por 7% da arrecadação, e os que estão em regimes especiais, como os combustíveis e bebidas, que arcam com 10% da arrecadação.

Os 21% envolvem companhias de construção civil e pequenas e médias empresas comerciais e prestadoras de serviços, com faturamento anual de até R$ 48 milhões. Dessas, pelos cálculos do governo, 5% passariam a pagar mais impostos quando da migração para o regime não cumulativo e alíquota de 9,25%.

"São poucos mas, na política, são grupos organizados com grande capacidade de voz", reconhece Barbosa, sem subestimar a dificuldade que poderá ter pela frente. Para vencer a resistência dessas empresas e do Congresso, que terá que aprovar a medida, ele informou que o governo deverá negociar um prazo de transição para que a mudança seja feita. "Tecnicamente está tudo pronto, mas politicamente não", disse.

Um outro aspecto terá que ser superado ao longo das negociações dessa reforma para vencer a desconfiança que se criou por ocasião da última mudança. Em 2003, sob a garantia de que as alterações que estavam sendo feitas no PIS-Cofins seriam "neutras" para a carga tributária, o Ministério da Fazenda patrocinou um espetacular aumento da receita. A arrecadação da contribuição, que era de 3,5% do Produto Interno Bruto (PIB) em 2003, com as tais medidas, saltou para 4,1% do PIB em 2004. Atualmente o PIS arrecada o equivalente a 1% do PIB e a Cofins, 3,8% do PIB.

Se for bem sucedido na empreitada, o governo espera ter essa medida aprovada em meados do ano que vem. Cronograma semelhante está previsto para as negociações e aprovação da unificação da alíquota do ICMS em 4%. 
Fonte: Valor Econômico

Cuidados necessários com o armazenamento dos documentos fiscais eletrônicos recebidos

Atualmente muito se fala sobre a importância da gestão de documentos fiscais eletrônicos. Notícias, dicas e melhores práticas são geradas e disponibilizados a todos para consulta, mas mesmo com tanta informação disponível, muitas empresas não se atentam às regras do processo de recebimento e armazenamento de documentos eletrônicos, seja por falta de entendimento, resistência às mudanças ou até mesmo por preferir deixar para depois. Seja qual for o motivo, fica um alerta: receber, validar e armazenar os documentos fiscais eletrônicos recebidos é obrigatório.
A legislação diz que o emitente e o destinatário deverão manter a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado. Também é responsabilidade do destinatário verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.
Para melhorar os processos dentro da empresa e permitir que as informações estejam sempre disponíveis, é aconselhável o armazenamento dos documentos fiscais eletrônicos de forma organizada. A organização é fundamental para a real gestão dos documentos. Existem softwares que possuem exclusivamente esta finalidade e, muitas vezes, também contemplam a recepção e validação de forma automática.
O documento com validade jurídica a ser armazenado por cinco anos é o arquivo XML e não o Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Caso a empresa não possua o documento de forma acessível em uma auditoria do Fisco, as consequências podem ir além da aplicação de uma multa. A penalidade pode variar de um caso para outro, dependendo do entendimento do fiscal. A autuação pode ser feita por diferentes órgãos como a Receita Federal ou Secretaria da Fazenda Estadual e como cada Estado possui legislações diferentes, autuações em Estados diferentes sofrerão penalidades diferentes. Vale lembrar que, além da aplicação de multa, se o fiscal julgar que há um Crime Contra a Ordem Tributária as consequências podem ser ainda piores, chegando à pena de dois a cinco anos de reclusão.
Para o armazenamento seguro dos documentos fiscais eletrônicos as empresas precisam realizar as mudanças necessárias, investir em ferramentas adequadas e manter os procedimentos. Primeiramente, é fundamental adotar um banco de dados comercial. Não utilize pastas, diretórios, pen drives, CDs ou algo nesse sentido. Também não é seguro deixar arquivos armazenados em uma conta de e-mail. Com um banco de dados é possível programar a execução de backups automáticos, garantindo a replicação das informações e possibilitando a recuperação em caso de sinistros.
O gestor deve sempre pensar em segurança e organização. Uma boa dica é implantar um software que garanta a segurança dos dados e facilidade no acesso as informações. Não há como utilizar um banco de dados seguro se não possuir um sistema que converse com ele. Além disso, o software também auxiliará na recepção e validação dos documentos recebidos.
Outra recomendação é organizar os arquivos antigos, se no início a empresa não recebia os arquivos eletrônicos, ainda é possível obtê-los a partir das cópias dos documentos auxiliares –  DANFE, DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico), DANFSE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica).
Levante todos os documentos auxiliares recebidos desde 2008 e confira se os arquivos XML foram recebidos. Caso falte algum, solicite aos fornecedores o reenvio dos mesmos.
Seguindo essas recomendações, as empresas estarão caminhando para a verdadeira gestão de documentos fiscais eletrônicos, além de manter os dados mais seguros, disponíveis e organizados, a gestão facilita as demais atividades do Sistema de Gestão Empresarial (ERP).
Fonte:Maicon Klug, diretor da G2KA

Secretaria da Fazenda alerta contribuintes para envio de notificação falsa sobre Emissor de Cupom Fiscal

A Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo alerta os contribuintes que não envia qualquer tipo de notificação direta sobre Equipamento Emissor de Cupom Fiscal – ECF.

Alguns contribuintes têm recebido notificações, em nome da Diretoria Executiva Administração Tributária (DEAT), contendo alerta sobre suposta irregularidade com o Equipamento ECF. Essa comunicação deve ser desconsiderada, pois se trata de uma notificação falsa.

Em caso de dúvida, o contribuinte deve procurar o Posto Fiscal mais próximo. A lista com todos os endereços dos Postos Fiscais da Secretaria da Fazenda no Estado de São Paulo está disponível em http://www.fazenda.sp.gov.br/institucional/endereco.shtm.
Fonte: SEFAZ-SP Notícias

SPED – NF-e–Guarda do Arquivo XML

A legislação exige que esses arquivos digitais sejam guardados por no mínimo cinco anos para eventuais conferências pelo Fisco

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) já está sendo largamente utilizada no Brasil desde 2009. Mas passados três anos dessa realidade muitas empresas ainda não atentaram para a importância destes arquivos. Acostumados com a antiga nota fiscal em papel, muitos ainda acreditam que basta guardar o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

Isso é verdade para as pessoas físicas e empresas que não estão obrigadas a emitir NF-e, mas para todos os demais, pela nova legislação fiscal, o DANFe – como o próprio nome diz – é um “documento auxiliar” que possibilita visualizar o conteúdo da Nota Fiscal Eletrônica. Para as empresas obrigadas a emitir NF-e o “documento com validade fiscal” é o respectivo arquivo XML e a legislação exige que esses arquivos digitais sejam guardados por no mínimo cinco anos para eventuais conferências pelo Fisco.

Percebemos que muitas empresas ainda não dão a devida importância em guardar a NF-e e as poucas que se preocupam com isso, acabam guardando somente as NF-es emitidas pela própria empresa se esquecendo que a legislação obriga também o armazenamento – pelos mesmos cinco anos – das NF-es recebidas de seus fornecedores. É por esse motivo que começou essa “enxurrada” de e-mails em seu correio eletrônico. O que fazer com isso?

Inicialmente não culpe seu fornecedor por ficar enchendo sua caixa de e-mails, pois a legislação exige que o emitente da NF-e entregue ou disponibilize o arquivo XML para o seu destinatário e o método mais utilizado pelo mercado para resolver esse problema é enviar esses arquivos por e-mail. Aliás, quando você for comprar algum equipamento ou eletrodoméstico e o vendedor pedir o seu e-mail, não fique nervoso, ele só está tentando atender à legislação fiscal.

Porém, tudo está se modernizando e a nota fiscal também entrou nesse ritmo. Por isso, precisamos mudar nosso hábito de guardar papel e nos acostumarmos a armazenar arquivo digital. Essas NF-es que estão em sua caixa postal, provavelmente, são de seus fornecedores e precisam ser mantidas por cinco anos. isso mesmo, cinco anos no mínimo. Então guarde. Mas então surge a pergunta: como?

Você pode simplesmente arquivar em sua caixa de e-mails. No entato, esse procedimento é frágil, pois qualquer problema no seu correio eletrônico provocará a perda desses importantes arquivos. Além disso, para uma eventual consulta ou fiscalização não vai ser fácil localizar as NF-es.

O ideal é você abrir o e-mail, identificar se essa NF-e é realmente sua, entrar no portal da Secretaria da Fazenda (http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal), digitar a “chave de acesso da NF-e”, verificar se ela está válida e, depois, salvar esse arquivo em alguma pasta do seu computador e, de preferência, periodicamente, salvar uma cópia externa (pen drive, cd ou DVD) de forma organizada e separado por data. Tudo isso? Infelizmente sim, esse é o procedimento correto.

A boa notícia é que já existem softwares disponíveis no mercado que administram e armazenam as notas fiscais eletrônicas emitidas e recebidas. Alguns fazem todo o procedimento de forma automática: importam o arquivo XML, validam na Secretaria da Fazenda, armazenam e oferecem filtros e relatórios para facilitar a organização e consulta às NF-es. Outros, mais sofisticados, chegam a ler os seus e-mails para capturar, automaticamente, suas notas fiscais, poupando até o seu trabalho de abrir as mensagens com anexos em XML. Outra boa notícia é que esses softwares costumam ter preços acessíveis.

Pense pelo lado positivo e na sustentabilidade, arquivos digitais não ocupam lugar em sua gaveta, economizam papel e reduzem os custos com impressão. E fica o recado: guardem as NF-es emitidas e recebidas para evitar problemas com o Fisco.

Fonte:http://www.administradores.com.br/informe-se/economia-e-financas