Atualmente muito se fala sobre a importância da gestão de documentos fiscais eletrônicos. Notícias, dicas e melhores práticas são geradas e disponibilizados a todos para consulta, mas mesmo com tanta informação disponível, muitas empresas não se atentam às regras do processo de recebimento e armazenamento de documentos eletrônicos, seja por falta de entendimento, resistência às mudanças ou até mesmo por preferir deixar para depois. Seja qual for o motivo, fica um alerta: receber, validar e armazenar os documentos fiscais eletrônicos recebidos é obrigatório.
A legislação diz que o emitente e o destinatário deverão manter a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado. Também é responsabilidade do destinatário verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.
Para melhorar os processos dentro da empresa e permitir que as informações estejam sempre disponíveis, é aconselhável o armazenamento dos documentos fiscais eletrônicos de forma organizada. A organização é fundamental para a real gestão dos documentos. Existem softwares que possuem exclusivamente esta finalidade e, muitas vezes, também contemplam a recepção e validação de forma automática.
O documento com validade jurídica a ser armazenado por cinco anos é o arquivo XML e não o Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Caso a empresa não possua o documento de forma acessível em uma auditoria do Fisco, as consequências podem ir além da aplicação de uma multa. A penalidade pode variar de um caso para outro, dependendo do entendimento do fiscal. A autuação pode ser feita por diferentes órgãos como a Receita Federal ou Secretaria da Fazenda Estadual e como cada Estado possui legislações diferentes, autuações em Estados diferentes sofrerão penalidades diferentes. Vale lembrar que, além da aplicação de multa, se o fiscal julgar que há um Crime Contra a Ordem Tributária as consequências podem ser ainda piores, chegando à pena de dois a cinco anos de reclusão.
Para o armazenamento seguro dos documentos fiscais eletrônicos as empresas precisam realizar as mudanças necessárias, investir em ferramentas adequadas e manter os procedimentos. Primeiramente, é fundamental adotar um banco de dados comercial. Não utilize pastas, diretórios, pen drives, CDs ou algo nesse sentido. Também não é seguro deixar arquivos armazenados em uma conta de e-mail. Com um banco de dados é possível programar a execução de backups automáticos, garantindo a replicação das informações e possibilitando a recuperação em caso de sinistros.
O gestor deve sempre pensar em segurança e organização. Uma boa dica é implantar um software que garanta a segurança dos dados e facilidade no acesso as informações. Não há como utilizar um banco de dados seguro se não possuir um sistema que converse com ele. Além disso, o software também auxiliará na recepção e validação dos documentos recebidos.
Outra recomendação é organizar os arquivos antigos, se no início a empresa não recebia os arquivos eletrônicos, ainda é possível obtê-los a partir das cópias dos documentos auxiliares – DANFE, DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico), DANFSE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica).
Levante todos os documentos auxiliares recebidos desde 2008 e confira se os arquivos XML foram recebidos. Caso falte algum, solicite aos fornecedores o reenvio dos mesmos.
Seguindo essas recomendações, as empresas estarão caminhando para a verdadeira gestão de documentos fiscais eletrônicos, além de manter os dados mais seguros, disponíveis e organizados, a gestão facilita as demais atividades do Sistema de Gestão Empresarial (ERP).
Fonte:Maicon Klug, diretor da G2KA
quinta-feira, 30 de agosto de 2012
segunda-feira, 27 de agosto de 2012
Secretaria da Fazenda alerta contribuintes para envio de notificação falsa sobre Emissor de Cupom Fiscal
A Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo alerta os contribuintes que não envia qualquer tipo de notificação direta sobre Equipamento Emissor de Cupom Fiscal – ECF.
Alguns contribuintes têm recebido notificações, em nome da Diretoria Executiva Administração Tributária (DEAT), contendo alerta sobre suposta irregularidade com o Equipamento ECF. Essa comunicação deve ser desconsiderada, pois se trata de uma notificação falsa.
Fonte: SEFAZ-SP Notícias
sexta-feira, 17 de agosto de 2012
SPED – NF-e–Guarda do Arquivo XML
A legislação exige que esses arquivos digitais sejam
guardados por no mínimo cinco anos para eventuais conferências pelo Fisco
A emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) já está sendo
largamente utilizada no Brasil desde 2009. Mas passados três anos dessa
realidade muitas empresas ainda não atentaram para a importância destes
arquivos. Acostumados com a antiga nota fiscal em papel, muitos ainda acreditam
que basta guardar o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).
Isso é verdade para as pessoas físicas e empresas que não
estão obrigadas a emitir NF-e, mas para todos os demais, pela nova legislação
fiscal, o DANFe – como o próprio nome diz – é um “documento auxiliar” que
possibilita visualizar o conteúdo da Nota Fiscal Eletrônica. Para as empresas
obrigadas a emitir NF-e o “documento com validade fiscal” é o respectivo
arquivo XML e a legislação exige que esses arquivos digitais sejam guardados
por no mínimo cinco anos para eventuais conferências pelo Fisco.
Percebemos que muitas empresas ainda não dão a devida
importância em guardar a NF-e e as poucas que se preocupam com isso, acabam
guardando somente as NF-es emitidas pela própria empresa se esquecendo que a
legislação obriga também o armazenamento – pelos mesmos cinco anos – das NF-es
recebidas de seus fornecedores. É por esse motivo que começou essa “enxurrada”
de e-mails em seu correio eletrônico. O que fazer com isso?
Inicialmente não culpe seu fornecedor por ficar enchendo sua
caixa de e-mails, pois a legislação exige que o emitente da NF-e entregue ou
disponibilize o arquivo XML para o seu destinatário e o método mais utilizado
pelo mercado para resolver esse problema é enviar esses arquivos por e-mail.
Aliás, quando você for comprar algum equipamento ou eletrodoméstico e o
vendedor pedir o seu e-mail, não fique nervoso, ele só está tentando atender à
legislação fiscal.
Porém, tudo está se modernizando e a nota fiscal também
entrou nesse ritmo. Por isso, precisamos mudar nosso hábito de guardar papel e
nos acostumarmos a armazenar arquivo digital. Essas NF-es que estão em sua
caixa postal, provavelmente, são de seus fornecedores e precisam ser mantidas
por cinco anos. isso mesmo, cinco anos no mínimo. Então guarde. Mas então surge
a pergunta: como?
Você pode simplesmente arquivar em sua caixa de e-mails. No
entato, esse procedimento é frágil, pois qualquer problema no seu correio
eletrônico provocará a perda desses importantes arquivos. Além disso, para uma
eventual consulta ou fiscalização não vai ser fácil localizar as NF-es.
O ideal é você abrir o e-mail, identificar se essa NF-e é
realmente sua, entrar no portal da Secretaria da Fazenda
(http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal), digitar a “chave de acesso da NF-e”,
verificar se ela está válida e, depois, salvar esse arquivo em alguma pasta do
seu computador e, de preferência, periodicamente, salvar uma cópia externa (pen
drive, cd ou DVD) de forma organizada e separado por data. Tudo isso?
Infelizmente sim, esse é o procedimento correto.
A boa notícia é que já existem softwares disponíveis no
mercado que administram e armazenam as notas fiscais eletrônicas emitidas e
recebidas. Alguns fazem todo o procedimento de forma automática: importam o
arquivo XML, validam na Secretaria da Fazenda, armazenam e oferecem filtros e
relatórios para facilitar a organização e consulta às NF-es. Outros, mais
sofisticados, chegam a ler os seus e-mails para capturar, automaticamente, suas
notas fiscais, poupando até o seu trabalho de abrir as mensagens com anexos em
XML. Outra boa notícia é que esses softwares costumam ter preços acessíveis.
Pense pelo lado positivo e na sustentabilidade, arquivos
digitais não ocupam lugar em sua gaveta, economizam papel e reduzem os custos
com impressão. E fica o recado: guardem as NF-es emitidas e recebidas para
evitar problemas com o Fisco.
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